Cómo ser más productiva y gestionar mejor el tiempo con la técnica del Time Blocking

Si eres como yo, sabes lo difícil que puede ser mantenerse enfocada y productiva en medio de un horario ocupado y ajetreado. Sí, la gente cree que yo soy muy organizada por naturaleza, pero lo soy porque es la única manera en la que mi cerebro puede funcionar bien. Verás hace tiempo que creo que tengo TDHA, y ahora entiendo mejor porque me ha obsesionado siempre el ser altamente productiva, y es porque mi cerebro se dispersa con facilidad, tengo tendencia al multitasking y, a la vez, soy una persona muy ambiciosa que tienes altas expectativas.

Esta es la técnica que me convirtió de altamente productiva multitasker a altamente productiva hiper enfocada y eficiente. En cuanto la he dominado he pasado de trabajar 12 horas a trabajar 5. Créeme: TE INTERESA.

Introducción al time blocking

El time blocking es una herramienta de gestión del tiempo que consiste en programar tus tareas diarias en bloques de tiempo específicos. Esta técnica no solo te ayuda a administrar mejor tu tiempo, sino que también te permite priorizar tus tareas y asegurarte de que estás enfocada en lo más importante.

Como emprendedoras, sabemos lo valioso que es nuestro tiempo, y el time blocking puede ser una herramienta útil para ayudarnos a alcanzar nuestras metas y objetivos de manera más eficiente. Como te decía al inicio, a mi me ha ayudado mucho a frenar la dispersión y a necesitar menos horas de trabajo diario para completar y cumplir con todo lo que me había propuesto.

¿Cómo o con qué te puede ayudar el time blocking?

Desde la creación de un plan de negocios hasta la gestión de las redes sociales, el time blocking puede ser utilizado en una gran variedad de tareas en tu empresa. Aquí, lo usamos para todo.

Igual te está sonando a c*ñazo…

Pero no te preocupes, el time blocking no tiene por qué ser aburrido o complicado. En este episodio, te quiero mostrar cómo puedes utilizar el time blocking de una manera amena y práctica para maximizar tu productividad y lograr el éxito que andas buscando.

Los ingredientes que vas a necesitar son:

• UN CALENDARIO yo lo prefiero digital: time google calendar, pero puedes usar el que más te guste
• Un reloj en el que puedas poner alarmas, o algún sistema de alarmas que esté integrado con un calendario (como hace google calendar)

¡Así que prepara tu calendario y vamos a sumergirnos en el maravilloso mundo del time blocking!

Qué es el time blocking

El time blocking es una técnica de gestión del tiempo en la que se divide el día en bloques de tiempo dedicados a tareas específicas. En lugar de tratar de hacer múltiples tareas al mismo tiempo o saltar de una tarea a otra sin un plan claro, como hace muchos años, el time blocking implica programar y dedicar un bloque de tiempo específico a una tarea determinada.

Sí, esto requiere de compromiso, y de haber prensado antes, qué es lo más importante, es decir, de establecer prioridades claras. Una tiene que saber con antelación cuáles son las tareas que han de salir al día siguiente.

Por eso, con Miriam siempre os decimos que cómo mínimo los últimos 20-30 minutos de vuestra jornada han de estar dedicados a hacer esta previsión. De esta manera vuestra mañana (o tarde, según el horario que hagas) será mucho más fluida. Al sentarte ya sabrás que es lo que DEBES hacer y eliminarás el divagar o la dispersión.

Por ejemplo, en lugar de revisar constantemente el correo electrónico a lo largo del día, se puede establecer un bloque de tiempo de 30 minutos al comienzo o final del día para revisar y responder correos electrónicos. Yo personalmente prefiero que sea al final del día, por un tema de gestión de la energía, al inicio del día es cuando estoy más fresca y con la energía más alta, luego prefiero enfocarme a otras tareas que requieren de más intensidad.

O bien, se pueden programar bloques de tiempo de una o dos horas para trabajar en un proyecto específico, seguido de un breve descanso antes de comenzar con la siguiente tarea programada. Así es cómo lo hago yo y como consigo realizar tareas de trabajando profundo, es decir, que requieren de mucha concentración.

La técnica del time blocking puede ayudar a aumentar la productividad y reducir el estrés, ya que proporciona una estructura y un plan para el día, lo que reduce la posibilidad de sentirte abrumada o distraída por múltiples tareas que te están esperando en una to do list. 

Como te decía antes, y para mi muy importante es que también ayuda a priorizar tareas importantes y asegurarse de que se dedique suficiente tiempo y atención a cada tarea.

Cómo usarlo en google calendar

A mi me resulta muy cómodo google calendar. A nivel visual y de uso es sencillo y me permite poner colorcitos que me ayudan a comprender mi agenda de un vistazo, cosa que me encanta, como diseñadora gráfica que soy.

Para usar la técnica del time blocking en Google Calendar, voy a describirte sigue los pasos que yo sigo, y ya te adelanto que mi técnica la he sacado de Carl Newport que es como el padre del Time Blocking.

1. Crea un evento en el calendario: Haz clic en el día y hora que deseas programar y crea un nuevo evento en Google Calendar.
2. Asigna un nombre al evento: Escribe el nombre de la tarea o actividad que deseas programar en el cuadro «Título» del evento.
3. Establece la duración del bloque de tiempo: Configura la duración del evento estableciendo la hora de inicio y la hora de finalización. Por ejemplo, si deseas programar un bloque de tiempo de una hora para trabajar en un proyecto, establece la hora de inicio y finalización en consecuencia. Ya sabes que yo aquí siempre calculo los timings siendo un poco pesimista. Lo que ha de llevar media hora, le otorga 1 hora, y lo que creo que van a ser 1 hora le doy 1,5 o 2 horas.
4. Asigna una etiqueta de color: Para ayudar a visualizar y organizar los bloques de tiempo, asigna una etiqueta de color al evento haciendo clic en el cuadro «Color» y seleccionando uno de los colores disponibles.
5. Agrega detalles adicionales en las notas del evento: Si lo deseas, puedes agregar detalles adicionales en la descripción del evento, como objetivos específicos, notas, enlaces o archivos adjuntos. O una pequeña checklist (una todo list de micro tareas)
6. Repite el evento si es necesario: Si tienes una actividad que se repite regularmente, puedes configurar el evento para que se repita en un patrón diario, semanal o mensual.
7. Arrastra y suelta el evento según sea necesario: Si necesitas reprogramar un evento, puedes arrastrarlo y soltarlo en una nueva hora o fecha. Esto es importante, porque te va a pasar, algún día te habrás pasado de ambiciosa, o no habrás tenido un buen día a nivel de energía y foco, o habrá salido un imprevisto. Pues al final del día, reprogramar y mueves ese bloque donde haga falta.

Al usar la técnica del time blocking en Google Calendar, puedes crear una estructura para tu día, organizar y priorizar tareas y evitar la sobrecarga de trabajo. Además, al agregar detalles adicionales a cada evento, puedes asegurarte de estar preparada y enfocada en cada tarea sin necesidad de ir a buscar información a ningún otro sitio.

Cómo planificar una semana ideal con time blocking

Planificar una semana ideal con la técnica del time blocking en Google Calendar puede ser una herramienta útil para ayudarte a mantenerte organizada y enfocada en tus objetivos semanales. Suena muy idílico pero te juro que se puede hacer y aunque a veces falle, y tu plan no se cumpla a rajatabla, a base de insistir en esta estructura poco a poco se irá instalando y solidificando.

¿Cómo puedes hacerlo?

Vamos a ver cómo crear la plani de tu semana ideal.

1. Define tus objetivos y prioridades para la semana: Antes de programar tus bloques de tiempo, haz una lista de las tareas y actividades importantes que deseas lograr durante la semana. Esto puede incluir objetivos de trabajo, proyectos personales, citas médicas, ejercicios físicos, tiempo con la familia, etc. Luego, prioriza tus tareas según su importancia y urgencia. Si te angustia esto, se ha de convertir en una prioridad para ti aprender a distinguir entre estas 2 cuestiones. Una cosa que he descubierto con el tiempo es que si no lo haces, entre otras cosas, la urgencia de los demás se convertirá en tu urgencia. Y eso no puede ser.
2. Programa bloques de tiempo para cada tarea: Crea eventos en Google Calendar para cada tarea y asigna un bloque de tiempo específico para cada una, tal y como te he explicado antes. Asegúrate de incluir suficiente tiempo para cada tarea y no sobrecargar tu horario. piensa en mi técnica pesimista de cálculo del tiempo. Y sobre todo, es importante incluir tiempos de descanso y relajación para evitar el agotamiento. No somos máquinas.
3. Organiza tus bloques de tiempo según tus niveles de energía: Trata de programar tus bloques de tiempo de acuerdo a tus niveles de energía y productividad. Si sabes que eres más productiva por la mañana, reserva tus tareas más importantes para ese momento del día. Si prefieres trabajar en sesiones cortas, programa bloques de tiempo más cortos durante todo el día. Adapta lo que te cuento a ti y a cómo funcionas tú, todas somos diferentes. Nada de lo que comparto aquí es ley. Es solo mi experiencia.
4. Ajusta tus bloques de tiempo según sea necesario: Si te das cuenta de que has programado demasiadas tareas en un día o que necesitas más tiempo para completar una tarea, ajusta tus bloques de tiempo según sea necesario. También puedes reorganizar tus bloques de tiempo si surge una nueva tarea o imprevisto que requiere tu atención. ya sabes que nosotras siempre os animamos a que dejéis espacio explícito en agenda para los imprevistos. Porque son lo único previsible de esta vida.
5. Revisa tu plan diariamente: Como te introducía, asegúrate de revisar tu plan para cada día al comienzo del día o al final del día anterior para asegurarte de estar al día con tus tareas y las cosas que has de finalizar o entregar. También puedes revisar y ajustar tus bloques de tiempo según sea necesario durante el día, yo lo hago constantemente. Y aquí es donde interviene la planificación flexible. No pierdo de vista la bola, sé cuál es el objetivo principal, y voy moviendo fichas hasta que todo sale.
6. Marca en esa semana ideal unos bloques fijos semanales: para cosas fijas que sabes que van a pasar o que vas a necesitar.  Por ejemplo, mirar el correo cada día antes de irte, 1 hora. Revisar la planif una vez finalizado el correo antes de cerrar el ordenador para visualizar mi día siguiente: 15 minutos. Escribir mis contenidos para redes sociales, todos los viernes de 10 a 12 horas. O redactar las newsletters de la semana: todos los miércoles de 10 a 12 horas. Otro ejemplo es ir a caminar, al gimnasio o a yoga, 3 veces por semana a las 16 horas hasta las 17:30 horas. Es decir, deja ya bloqueados  esos huecos para que otras cosas se lleven ese tiempo. verás como acaba funcionando como un tetris.

Al planificar una semana ideal con la técnica del time blocking, puedes asegurarte de que reservas tiempo para cosas importantes que no ocurrirán a menos de que te planteas y te comprometas con lo que has puesto en el calendario, estarás enfocada en tus objetivos y prioridades, y conseguirás reducir el estrés y aumentar la productividad.

Vale, muy bien Irma, pero  a mi me cuesta mucho ser constante, hacer hueco para planificar todo esto me parece muy difícil. Lo entiendo. vamos a ver cómo podemos:

Hacer del time blocking un hábito

Para hacer del time blocking un hábito, puedes seguir estos pasos:

1. Comienza con pequeños bloques de tiempo: Si eres nueva en el time blocking, comienza con bloques de tiempo más pequeños, por ejemplo, de 30 minutos a una hora, para que no te sientas abrumada. A medida que te sientas más cómoda, puedes aumentar la duración de tus bloques de tiempo. Esto tiene mucho que ver con tu capacidad para realizar trabajo profundo. Es decir con la capacidad de concentración que eres capaz de ejecutar. Si no lo practicas mucho ahora mismo y te estás iniciando en esto de trabajar con menos distracciones y más foco, y te parece como imposible estar 3 horas trabajando del corrido sin interrupciones, déjame decirte que esto se entrena.
2. Sé constante: Trata de programar tus bloques de tiempo todos los días a la misma hora y trata de ser consistente en la cantidad de tiempo que le dedicas a cada tarea. Esto te ayudará a crear un hábito y a sentirte más cómoda con el time blocking. Pero sobre todo, toma conciencia de que requiere de un compromiso por tu parte.
3. Utiliza recordatorios: Esto lo he comentado al incio, una manera de que esto sea fácil de gestionar es que configures recordatorios en tu calendario para tus bloques de tiempo para que te recuerden cuándo comenzar y terminar cada tarea. Si eres mínimamente competitiva como yo, verás que hasta le empiezas a encontrar placer a esto de acabar una tarea antes de lo que habías previsto y estos picos de dopamina fruto de estas satisfacciones te mantendrá animada y motivada. También puedes programar recordatorios para revisar tu horario y hacer ajustes según sea necesario. A media mañana, cuando te levantes a por un café o al final de la jornada.
4. Haz una lista de tareas diarias: Crea una lista de tareas diarias que necesitas realizar y asegúrate de incluir todas las tareas importantes en tu horario de time blocking. Esto te ayudará a evitar la procrastinación.
5. Haz del time blocking parte de tu rutina diaria: Trata de hacer del time blocking una parte regular de tu rutina diaria. Si no, no funcionará, pero es que cuando empieza a funcionar te cambia la vida. Por ejemplo para hacer llamadas telefónicas todos los días a la misma hora. Esto es muy práctico, una porque evitas interrupciones y otra porque es una manera de poner límites muy potente, proteges tus bloques de trabajo profundo y no dejas que nadie los rompa. Por ejemplo, durante la mañana no dejo entrar llamadas que no sean del cole de los niños, o la chica que los cuida hasta que yo llego, mi marido o la socia. Todo lo demás, puedes esperar el 99% de las veces.
6. Haz un seguimiento de tu progreso: Haz un seguimiento de tu progreso y celebra tus logros a medida que te acostumbras al time blocking. Si te das cuenta de que algo no funciona, haz ajustes para mejorarlo. Ya te he dicho que nada de lo que digo aquí va a misa. Haz tu propio prueba-error.
   Y por ´último, cosa que ya he repetido aquí y mil veces:
7. Sé flexible: Aunque el time blocking puede ser una herramienta muy útil para aumentar la productividad y reducir el estrés, es importante ser flexible y estar abierta a hacer los ajustes según sea necesario. Lo normal es ajustar cosas prácticamente cada día. No te desanimes si no todo sale según lo planeado. ¡Es normal! ¡Es la vida!

Siguiendo estos pasos, podrás hacer del time blocking un hábito efectivo y productivo en tu vida diaria. Y estoy convencida que se reducirá mucho el agobio y la sensación de: “No sé qué he estado haciendo todo el día! Una de las cosas que más me ha ayudado es saber cada día qué tengo que hacer, en qué me tengo que enfocar y, al finalizar el día, ver en qué he estado trabajando me da una sensación de satisfacción que antes no tenía.

te animo a que lo pruebes, es totalmente gratis y no tienes nada que perder, pero también te pido que si te animas a empezar a planificar así, no abandones a la primera de cambio, dominar esta técnica y hacerte a ella cuesta unos días, al principio incluso lo puedes sentir un poco rígido o encorsetado, sobre todo si nunca has trabajado así y siempre has dejado que todo fluya. 

Piensa que también puedes dejar bloques abiertos en los que no haya una tarea concreta, simplemente un espacio de tiempo para hacer lo que más te apetezca en ese momento. yo los llamo los GO WITH THE FLOW MOMENTS.

Estoy convencida que te puede traer mucho beneficios, por experiencia propia, y también por los comentarios que me compartes todas las personas y amigas con quien comparto esto.

¡Pruébalo y dime qué tal te funciona!

A planificar bonito.

Irma 💙