Si eres una emprendedora agobiada por las responsabilidades y preocupaciones que surgen al tomarte un merecido descanso, este episodio es para ti. 

Sabemos lo estresante que puede ser dejarlo todo sin resolver y regresar sin saber por dónde empezar. Pero no te preocupes, ¡tenemos la solución!

Te voy a presentar un resumen de los puntos clave para crear un plan de arranque que te permitirá disfrutar de tus vacaciones con tranquilidad y volver al trabajo con confianza. Desde el control y la responsabilidad hasta la continuidad del negocio y el equilibrio entre la vida laboral y personal, abordaremos las principales preocupaciones que tenemos las emprendedoras durante las vacaciones. 

Además, te brindaremos consejos prácticos para minimizar tus preocupaciones, establecer una comunicación efectiva con tus clientes y asegurar la continuidad de del business.¿Lista?  ¡Prepárate para desconectar sin angustias y retomar tu emprendimiento con energía renovada!

Hoy quiero que crees conmigo lo que nosotras llamamos UN PLAN DE ARRANQUE para la vuelta de tus vacaciones. Sí, porque quiero que te vayas, por una vez, teniendo la completa certeza de que te vas dejando todo atado, que lo tienes bajo control.

Obvio, yo no tengo bola de cristal, así que no es que en Septiembre, a tu vuelta, no vaya a aparecer ningún imprevisto en el camino, pero sí que podrás desconectar con otra sensación en el cuerpo y, además, cuando vuelvas de nuevo a tu puesto, no te invadirá esa desagradable sensación de no saber ni por dónde empezar, y de haber dejado mil cabos sueltos que ahora no sabes cómo amarrar.

En estos momentos del año, todas nos empezamos a poner nerviosas con la gestión de las vacaciones, el negocio y el entretenimiento de los niños, si los tenemos. Yo, sinceramente, flipo con lo tranquila que lo dejo todo hoy vs a lo inquieta que me iba, si es que me iba, porque me costó una vida tomarme mis primeras vacaciones, entendiendo vacaciones como más de 2-3 días seguidos.

Antes de irse de vacaciones, las emprendedoras solemos tener diversas inquietudes relacionadas con nuestro negocio. Al menos por nuestra experiencia, después de debatirlo con Miri, hemos llegado a la conclusión de que algunas de las principales preocupaciones son:

1. Responsabilidad y control:
   

   Las emprendedoras a menudo nos sentimos responsables de ”tener que irnos”. Muchas lo sienten, y yo me incluyo, al menos hasta hace muy poco, como una obligación, sobre todo si hay niños por en medio, pues no puedes elegir cuando te vas, ni por cuántos días desconectas.
   Esto, seamos sinceras, puede generar mucha ansiedad, pues puede ser que para ti sea el momento menos indicado para unas vacaciones.
   Si se da el caso de que tengas ayuda y puedas delegar tus tareas, o parte de ellas, durante los días que tú no vas a poder trabajar, entonces lo que nos preocupa es  precisamente dejarlo en manos de otra persona durante su ausencia. Nos preocupa si las cosas se realizarán de manera adecuada y si podrán mantener el control sobre las decisiones importantes… Más bien, solo de pensar que alguien que no seamos nosotras deba tomar una decisión importante en nuestra ausencia nos da dolor de barriga y por eso siempre decimos cosas del estilo: “Cualquier cosa, tú me llamas, eh?” y esa no es manera de desconectar.

2. Pérdida de oportunidades:
   

   Existe la preocupación de que durante nuestra ausencia puedan perderse oportunidades de negocio o clientes potenciales. Tememos perder el impulso, la carrerilla, o que la competencia pueda aprovecharse para atraer a clientes que hubieran podido ser nuestros.

3. Comunicación y atención al cliente:

   La comunicación efectiva con los clientes es fundamental para cualquier negocio, eso lo habremos dicho ya mil veces. Antes de irnos de vacaciones, una de las cosas que nos preocupa es no poder responder a tiempo a las consultas, solicitudes o problemas de los clientes. Y nos da mucho miedo que esto pueda afectar la satisfacción nuestros clientes y a la reputación de la marca, algo que tanto esfuerzo cuesta conseguir.

4. Continuidad del negocio:
   

   Asegurar la continuidad del negocio es una preocupación importante. Muchas de las emprendedoras con las que hablamos de este tema se preguntan si podrán mantener las operaciones comerciales sin problemas durante su ausencia. Les preocupa que surjan problemas inesperados o que las cosas no funcionen correctamente sin su supervisión directa. Aquí está claro que existe un problema con la capacidad de soltar el control, de delegar y de confiar en la persona que se ha delegado, en el caso de tener equipo, y eso se debe trabajar, pues si tú has hecho bien tu trabajo durante el resto del año, y has creado los procesos y sistemas correspondientes para poder trabajar, no deberías irte sufriendo por todo esto.
   Pero en el caso de no tener a nadie, o como es nuestro caso, que nuestras vacaciones coinciden al 100%, pensar en estar todo el mes de Agosto sin ofrecer ni un servicio se nos hace un mundo. Muchas veces, porque, además, quizá no haya colchón suficiente como para mantener todos los gastos fijos sin facturar nada. Eso es obviamente lo que más sensación de “yo no puedo parar” te puede dar.

5. Equilibrio entre vida laboral y personal:
   

   Como emprendedoras, el equilibrio entre vida laboral y personal es un desafío constante. Si te pareces lo más mínimo a nosotras, antes de irte de vacaciones puedes sentir que la culpa te inunda por dejar de lado el trabajo, las obligaciones, y dedicarte tiempo a ti misma y a tu familia. ¿Un poco fuerte, no? Pero sí, eso pasa. Y, lo más fuerte, nos preocupa directamente pensar si seremos siquiera capaces de desconectar por completo y disfrutar plenamente de las vacaciones, de estar presentes y conectarnos profundamente con nuestra familia y amigos sin tener la cabeza en otro lado.. Ya os digo que a mi me ha costado mucho este punto, desde antes de ser madre, no, diría que incluso me pasaba más antes de ser madre. Los niños realmente absorben tanto que me olvido de todo cuando estoy con ellos. También es verdad que ahora sí tenemos los sistemas y el negocio preparado para poder irnos tranquilas.

Estas 5 son como las que oímos en más ocasiones, quizá me he dejado algo, pero creo que  tú y yo ya nos estamos sintonizando en la misma onda.

Llega el momento de desconectar y disfrutar de un merecido descanso, y ni somos capaces de desconectar ni conseguimos verdaderamente disfrutar de ese descanso.

Es importante abordar estas inquietudes de manera proactiva. Porque estamos aquí para construir un negocio y una vida con nuestras propias reglas. Un estilo de vida que se adapte plenamente a nosotras y a lo que necesitamos para ser felices.

Así que vamos a ver cómo podemos darle un giro al tema de las vacaciones.

Mi propuesta, es crear un PLAN DE ARRANQUE.

Bueno, más bien diría un PLAN DE ARRANQUE Y UNO DE CIERRE.

Al establecer un plan de arranque sólido, comunicarse con anticipación con clientes, socios o colaboradores y con tu equipo y asignar responsabilidades claras, dejar los procesos bien sistematizados, y hacer un listado exhaustivo de todo lo que ha de quedar cerrado y todo lo que se ha de atacar en primera instancia a la vuelta, puedes minimizar tus preocupaciones y disfrutar de sus vacaciones con  más tranquilidad.

Desde que lo empezamos a hacer, nuestra perspectiva de esos días en los que nos veíamos obligadas a parar, ha cambiado mucho. Y no hace tanto, los primeros años de Planifica Y Vencerás, yo recuerdo mucha angustia con este tema, parar todo el Agosto era una tortura psicológica. Miriam ya tenía 2 peques, bueno ¡Greta era un bebé de teta! 

Y lo hicimos todo francamente mal… Nos medio salvó que yo no tenía peques, mi marido no hace las vacaciones en Agosto, porque para él es temporada alta y pese a que nos escapamos unos días yo pude realizar muchas de las tareas para las que no estábamos preparadas para parar.

Cuando, como emprendedora, como mujeres pulpo, además eres mamá y, como nosotras, te ves forzada a tomar vacaciones debido a la falta de colegio de los peques, es posible que experimentes angustia y preocupación no solo por mantener tu negocio a flote si no también porque sabes que vas a tener que ingeniárselas de mil maneras y ser más creativa que nunca para tener distraídos a tus polluelos, y te vas a dejar el alma en hacer que tengan las mejores vacaciones posibles y se lo pasen genial, por mucho que tú por dentro estés sufriendo por tus movidas y en tu cabeza estén rebotando mil quehaceres y cosas pendientes que nada tienen que ver con ellos.

Muchas veces, en estos momentos del año, de sol, playa, aire libre… es cuando más atrapadas nos sentimos, y suena muy dramas decirlo así, pero estoy segura de que todas nos hemos sentido agobiadas por tomarnos unas vacaciones y a la vez tan ridículas que no nos atrevemos ni a mencionarlo. 

Siempre con esa dualidad interna, ese querer estar en todos lados, de ir estirándose como chicles, de sentir que no hacemos nada del todo bien, porque no, no podemos estar, como dice mi abuela, en misa y repicando.

Y me temo que, llegadas a este punto, me toca decir eso de que, la cosa va de aceptación, amiga. De aceptar las cosas tal y como son, de ser flexibles como el junco, más que como el chicle. Y asumir que ciertas cosas son parte del juego.

Aceptar:

Que la interrupción en la rutina laboral es inevitable y además necesaria tanto para nuestros cuerpos, como para nuestros cerebros y nuestros corazones.

Que el equilibrio entre la vida laboral y familiar es un reto que va más de integrarlo todo y menos de buscar el equilibrio, que no deja de ser un estado que se da sólo en un instante y que es algo puntual en el tiempo, que no se puede mantener por mucho.

Que la productividad y eficiencia con niños en casa durante el horario laboral va a afectar la productividad y eficiencia está asegurado. 

Las interrupciones van a ser frecuentes y las demandas de atención van a dificultar la concentración y el enfoque de cualquier tarea que quieras llevar a cabo. Al menos, cuando mis aguacates están en casa, ya sea porque están malitos o porque tienen fiesta significa cero productividad.

Aceptar también que tu sentimiento de responsabilidad no te va a dejar en paz cuando no tienes la disponibilidad que querrías para atender las necesidades del negocio porque para ti es mucho más que un trabajo. Para ti va de ayudar, se servir. Es un propósito vital.

Aceptar todo eso es necesario. Es más, es obligatorio.

Y como decíamos en esa conversación abierta con las chicas de nuestra membresía, la certeza no existe y vivimos en la incertidumbre, con lo cual nuestro deber es centrarnos en buscar soluciones alternativas para gestionar esta situación de manera efectiva. 

Esto puede incluir la búsqueda de ayuda externa, como el apoyo de familiares, amigos o la contratación de cuidadores, así como la planificación y organización cuidadosa de las tareas laborales para aprovechar al máximo el tiempo disponible.

De esto siempre os hablamos, no se trata de trabajar más, si no de trabajar mejor. 

Sin olvidar la importancia de cuidarte a tí misma pues tú eres el motor que lo arranca todo. Es decir, que sí, que mereces esas vacaciones y mereces poder disfrutar de ellas.

Para asegurarte de que tu negocio no se vea resentido por las vacaciones de verano y puedas retomar tus actividades de manera efectiva en septiembre, vamos a marcar los puntos clave para crear ese plan de cierre y arranque del que te hablaba al inicio. Ya sabes que nos gusta que nuestros episodios nos lleven a la acción directa.

Así que aquí tienes algunas de las acciones que puedes dejar planificadas. Digo algunas porque intento hacerlo de tal manera que todas, tengáis el tipo de negocio que tengáis, os podáis ver reflejadas y os ayude a crear vuestro plan personalizado.

La primera de las 10 claves que te tengo preparadas igual parece obvia, pero que sé que se da en muchos casos, y yo funcioné así durante años:

1. Establece las fechas:

   Decide CUANTO ANTES las fechas exactas en las que deseas irte de vacaciones. Esto te permitirá trabajar hacia ese objetivo y asegurarte de que todos los demás pasos se alineen adecuadamente. Planificarás todo tu año alrededor de esas vacaciones. Créeme, no es lo mismo saber donde está puesto el cartel de: “Me piro Vampiro” que no saberlo. Y es posible que pase una cosa, sobre todo si no tienes peques, y es que vayas moviendo la fecha mental cada día un poquiiiiiiito más. Y, al final, te quedes sin días de descanso, porque no planificaste y siempre salía algo más que hacer.

2. Revisión de metas y objetivos:

   Antes de irte de vacaciones, revisa tus metas y objetivos anuales y trimestrales. Evalúa tu progreso hasta el momento y establece prioridades para el trimestre siguiente. Esto te permitirá tener claridad sobre lo que necesitas lograr al regresar y podrás comenzar a trabajar en ello de inmediato. Esto lo recomendamos hacer con el cierre de cada trimestre. Levantar la cabeza del día a día y, con una vista más de pájaro, ver dónde estás, qué has logrado y qué tienes todavía por delante. Esta es la única manera de ir re-calculando ruta, como decimos siempre con Miriam, de ir reajustando. Recuerda: La planificación para que funcione ha de ser flexible.

3. Calendario editorial, comunicación y de marketing:

   Si tienes un blog, redes sociales u otras estrategias de marketing activas, planifica y programa con anticipación tu calendario editorial y de publicaciones para el período de vacaciones y, siempre que puedas, tal y como intentamos hacer siempre nosotras, déjate hecho, al menos, la primera semana de Septiembre.
   Prepara contenido relevante y valioso para compartir con tu audiencia y mantén la consistencia de tu presencia, pero, puedes bajar el ritmo, no hace falta mantener la misma intensidad. Puede ser un momento ideal para compartir contenido con un objetivo más de branding o brand awareness, de autoridad y de engagement, ya que es posible que todo lo que tenga que ver con la venta quede en stand by, pues no es momento de vender si no podemos atender, no?
   Si tienes estrategias de venta en evergreen, ahí sí que puedes crear contenido de venta o de captación de tráfico que dirija a tu audiencia hacia esos embudos de venta en piloto automático. Te recomendaré que antes de ir has de agendar media hora para revisar todo el embudo, asegurarte de que todo está funcionando bien y afinarlo si hace falta porque cuando tu vas a estar out esta va a ser tu fuente de ingresos.
   Nosotras siempre recomendamos trabajar con 1 mes de antelación, esto significa que en Julio estás preparando el contenido de Agosto, y en Agosto deberías preparar el de Septiembre, como esto no va a pasar, lo que hacemos nosotras es empezar a adelantar en Junio y dejar todo el mes de Julio y 10-15 días de Agosto ya preparados. Y en Julio dejar la 2a quincena de Agosto y la primera quincena de septiembre.

IMPORTANTE: Automatiza y programa todo lo que puedas. Utiliza herramientas y aplicaciones para automatizar tareas repetitivas o programar publicaciones en redes sociales o emails. Esto te permitirá mantener cierto nivel de actividad en tu negocio mientras estás de vacaciones, sin tener que hacerlo manualmente y no parecerá que has desaparecido. Además no tendrás que acordarte de publicar nada ni estarás pendiente de alarmas en tu móvil ni nada de eso.

4. Comunicación con clientes, socios, colaboradores y equipo:

   Antes de irte, comunica a todo el que pueda verse influenciado por tu ausencia sobre tus vacaciones y tu regreso y cualquier cambio en tus horarios o disponibilidad. MUY IMPORTANTE Y QUE CUESTA MUY POCO: Deja mensajes de respuesta automática en tu correo electrónico que explique claramente las fechas en las que no estás disponible y establece expectativas claras sobre los tiempos de respuesta una vez que regreses.
   Prepara una plantilla de email con toda la info, y recuerda enviar ese email varias veces a las diferentes listas de contactos antes de rite. Esto les dará tiempo para ajustar sus expectativas y planificar en consecuencia. Si alguien no se entera, que no sea porque tú no se lo has comunicado bien o porque no les han dado suficiente tiempo para prepararse.
   Realiza también varias publicaciones en redes sociales o cualquier otro medio de comunicación que utilices regularmente dejando claro cuál va a ser la disponibilidad del servicio de atención al cliente, si va a estar activa tu tienda o no, cuántos días vas a estar out, y si tienes algún tipo de detalle especial para aquellos que compren antes o durante tus vacaciones.
   A veces se hacen pequeñas acciones promocionales como un % para aquellos que contraten y agenden para septiembre o, en el caso de las ecommerce, para aquellos que compren sabiendo que su pedido tardará más en llegar se suelen regalar los envíos, o se adjunta un detalle extra… son solo algunas ideas.

5. Gestión de proyectos y tareas:

   Si trabajas con un equipo o colaboradores, asegúrate de tener claras las tareas y responsabilidades asignadas para el período posterior a las vacaciones. Utiliza herramientas de gestión de proyectos como pueden ser Trello, Asana, Notion, etc., para mantener el seguimiento de las actividades y asegurarte de que todos estén al tanto de lo que se espera de ellos o ellas tanto durante tu ausencia, como en los días previos, qué ha de quedar listo, y los primeros días a la vuelta. Comparte con ellos el plan de arranque, en la medida en que les concierna, desde el momento en que lo tengas listo.
   Si puedes, y yo lo aconsejo 100%, no tires de “listas de tareas”, bloquea directamente espacios de tiempo en tu Calendario para las tareas que se van a  tener que hacer esos primeros días para hacer arrancar el negocio de nuevo. Estas pueden ser cosas como:

• Contactar a todos los prospectos a los que se les dejó enviado un presupuesto o una propuesta de colaboración justo antes de irte.
• Hacer follow up de posibles facturas que quedaron por cobrar.
• Agendar reuniones de “reset” con colaboradores y equipo.
• Agendar una horas para revisar todos los mails que hayan podido llegar durante tus días de ausencia.
• Dejar los siguientes 15 días de contenidos listos para no tener que acabar el mes sufriendo.
• O poner en marcha campañas de publi que dejaras preparadas…

De nuevo, son solo ejemplos, los más comunes y que nosotras vemos que se repiten más cuando hacemos planes de acción personalizados en las sesiones privadas..

Si tienes equipo, o contratas a una asistente virtual, por ejemplo, para que te ayude justo durante estos días, aquí entra en acción otro punto, aunque para mi sea también un imprescindible si trabajas sola:

6. Documenta procesos:

   Documenta los procedimientos y procesos clave de tu negocio de manera clara y concisa. Esto ayudará a la persona que se encargue de tus responsabilidades a entender cómo realizar las tareas correctamente y cómo quieres que se haga todo. Incluye instrucciones detalladas, listas de verificación y cualquier otro recurso útil como pantallazos o videos, para dejar grabados tus procesos, o dejar alguna explicación en vídeo puedes usar la app LOOM, por ejemplo.

7. Campañas promocionales:

   Si planeas lanzar alguna promoción, oferta especial o campaña publicitaria después de las vacaciones, deja todo preparado antes de irte. Asegúrate de tener el diseño, los materiales de marketing y cualquier otro recurso listo para que puedas implementarlo fácilmente cuando regreses. Si no llegas a dejarlo creado, al menos déjalo ya agendado, y ten presente que a tu vuelta eso es prioritario.

8. Actualización de sistemas y tecnología:

   En esto no piensa nunca nadie. Yo lo hago una vez al año, y a mi me gusta hacerlo en Navidad, porque me va mejor hacerlo durante las vacaciones de Navidad, ya que muchas de las tiendas de tecnología aún están abiertas cuando yo tengo fiesta, pero si hay actualizaciones de software, sistemas o tecnología que debes implementar en tu negocio, planifícalas y realiza las actualizaciones antes de irte de vacaciones. Esto evitará interrupciones en tu flujo de trabajo cuando regreses y te permitirá aprovechar al máximo las nuevas funciones o mejoras, pero sobre todo, no te quedarás ahí colgada con todas tus ganas de darlo todo después de haber recargado las pilas porque tus programas necesitan de una actualización.
   Recuerda que tu energía es sagrada y no puedes malgastar energía recién renovada poniéndote de los nervios viendo como se actualiza el software.

9. Organización y limpieza:
   

   Antes de irte de vacaciones, dedica al menos 45 minutos a organizar y limpiar tu espacio de trabajo físico y digital. Archiva documentos, limpia tu escritorio, actualiza tus archivos digitales, vacía también el escritorio del ordenador y la papelera, deja todo bien guardado y asegúrate de tener todo donde toca, porque en 3-4 semanas de desconexión, a la vuelta no vas a saber donde dejaste nada y te vas aponer muy nerviosa.

Al dejar estas acciones planificadas y preparadas, podrás retomar tu negocio de manera más fluida y efectiva después de las vacaciones de verano. 

No te va a sorprender que te diga que nosotras lo dejamos todo organizado en Trello. Si bien no nos hace falta crear un nuevo tablero para el plan de arranque, si creamos una nueva columna en el tablero de Operativa con ese título y vamos clasificando las diferentes tareas a llevar a cabo según sean previas a rinos, o para la vuelta, y las vamos etiquetando según convenga. 

Lo que ya veamos claro, va directo a agenda en google calendar con su bloque de tiempo pertinente, tal y como te he explicado. 

Y llegamos al n.10 de mis puntos clave para este plan: 

10. Desconecta y disfruta:

    Finalmente, una vez que estés de vacaciones, Confía. Confía en que has dejado todo bien atado, que has hecho bien tu trabajo o que lo has dejado en buenas manos y aprovecha al máximo tu tiempo libre para descansar y recargar tus pilas. Piensa que todo pasa y muy rápido.

Recuerda que un plan de arranque sólido requiere de una buena preparación, como te he demostrado (creo y espero) y de mucha comunicación hacía afuera, clientes y posibles clientes, y hacia adentro (equipo, colaboradores, socios…). Cuanto más claro y organizado esté todo antes de tus vacaciones, más tranquila podrás disfrutar de tu merecido descanso.

Felices planes,
Irma 💙