Hace unos 5 años todo era muy diferente a cómo es ahora. Yo iba como un pollo sin cabeza. Las horas se me hacían muy cortas y,  si me preguntabas, no tenía ni idea de cómo me había pasado el día. ¿Qué había estado haciendo realmente? Agotada, cada noche, intentando desconectar con mi pareja en el sofá un ratito después de cenar (a las tantas) me preguntaba… ¿En qué he invertido toda mi energía? ¿Cómo puedo estar tan cansada?

Una de las sensaciones que me invadía de forma clara, eso sí lo recuerdo, era pasarme horas contestando emails y cuadrando agenda con clientes. ¿Te ha pasado alguna vez?

«Abres el correo y eso es como un agujero negro se tragara tu tiempo»

Tú tenías intención de hacer esto o aquello; acabar un proyecto que tienes que entregar. Revisar los materiales para tu programa online. Escribir el (maldito) post para tu blog que nunca sale a la luz porque siempre hay alguna otra cosa –que parece– urgente, que tierra por tierra tus planes destinados a tareas que en realidad, okey, no son urgentes, pero que sí son IMPORTANTES.

En esos momentos de mi vida no tenía ni idea de cuánto tiempo me pasaba al teléfono, cuánto tiempo dedicaba a contestar emails sobre temas varios (y vacíos). Tampoco tenía ni idea de cuántas horas me llevaría un proyecto, incluso después de haber llevado a cabo ya casi cientos de ellos.

Como sabrás, antes de estar metida de lleno en este maravilloso proyecto de Planifica y Vencerás, me dedicaba única y exclusivamente a dirigir mi estudio de branding (Irma Ribera Studio). En él dábamos cobertura a proyectos de estrategia de marca, branding, diseño web y asesoramiento o consultoría de branding. Y yo era incapaz de saber siquiera cuánto tardaría en realizar un presupuesto para cualquiera de esos proyectos cada vez que entraba un cliente pidiendo precio.

Como ves, a parte de emails, llamadas y el trabajo propio de diseño, también debía encargarme de las facturas y, como te acabo de subrayar, los presupuestos. Estoy segura de que tú también haces de mujer orquesta la mayor parte del tiempo.

No me extraña que necesitara trabajar de 10 a 12 horas al día, casi todos los sábados y muchos domingos… No tenía ningún tipo de proceso, sistematización o paso a paso a seguir pensado para ser eficiente, no perder tiempo, o mejor aún: ¡Optimizar mi tiempo y conseguir ser más rentable!. Que no quiere decir ganar más solamente, pero quizá sí, trabajar menos. Molaría, ¿no?

Una noche de domingo, en la que me invadió la ansiedad al ver toooodo lo que tenía por delante, todas esas tareas para la semana, y viendo que, además quedaba muy poco tiempo para dedicar a lo que era mi trabajo real y que me motivaba de verdad, el diseño, decidí que algo tenía que cambiar.

«Al final, yo ya me había dado cuenta, repetía una y otra vez las mismas cosas, los mismos procesos, cada mes, cada trimestre, con cada proyecto. Pero empezaba de cero, siempre, cada vez»

Me empezaba a quedar muy claro que mi coladero de tiempo y mi generador de estrés estaba ahí. Yo sabía lo que tenía que hacer… Más o menos. Pero no tenía procesos marcados que pudiera seguir y repetir de manera sistematizada.

Yo creía que lo tenía controlado, pero en realidad, vivía en un descontrol que me controlaba a mi.

Hasta ese momento, mis procesos eran algo así como una nebulosa pasada por un coctelera y servida en vaso de martini, estilo James Bond (shaken, not stirred), salvo que en mi caso estaban agitados y batidos.

Ahora bien, no tenía ni idea de por dónde empezar.

– Necesito ayuda – Pensé.

Así que abrí el portátil, que para variar siempre estaba a mi lado, y busqué algo así como: “Cómo sistematizar procesos”. 

No sabía muy bien lo que buscaba, y te mentiría si te dijera que recuerdo exactamente las palabras clave que utilicé. Eso de sistematizar procesos era un mundo por descubrir para mi.

A los minutos, di con una mentora de negocios, una mujer encantadora que vivía en Córdoba, con la que conecté enseguida y que me plantó el concepto SISTEMATIZACIÓN DE PROCESOS en los morros en nuestra primera llamada y que me hizo ver claro que eso era una NECESIDAD IMPERIOSA para mi si no quería volverme loca.

Así fue como invertí los primeros 600€ en mi. En mi negocio. En formarme y en entender qué significaba sistematizar procesos dentro de un negocio. No te sorprenderás si ahora te digo que esto CAMBIÓ MI VIDA.

¿Qué pasa cuando empiezas a crear sistemas para tu negocio?

Esto es lo que aprendí nada más empezar. Cuando creas un sistema, realizas todo un proceso de análisis de tu trabajo que te ayuda a ver:

• Por dónde se te escapa el tiempo
• Qué tareas repites constantemente
• Qué tareas podrías delegar porque ni te gustan ni se te dan bien y además no te hacen generar dinero
• Qué tareas podrías realizar una única vez, de manera muy consciente y profunda, realizando una ejecución exquisita para luego automatizarla o repetirla en base a esa plantilla que has dejado hecha.
• Cómo puedes crear un flujo de trabajo para tus proyectos o ejecución de tus servicios que sea lo más simple posible, pensada de manera muy exhaustiva, pensando hasta en el último detalle para ofrecer una experiencia verdaderamente memorable para tus clientes que no sólo haga que ellos disfruten más de la experiencia si no que tú puedas trabajar con una sensación de control y orden que te haga super eficiente.
• Dónde y cómo puedes ahorrar tiempo para dedicarlo a cosas provechosas (como descansar un ratito y recargar tus pilas)

En el momento que eres capaz de realizar este análisis y pasar a la acción, dedicando, por ejemplo, 1 manaña a la semana durante un período de tiempo, a crear procesos y sistematizar todas tus tareas recurrentes, empiezas a vivir y trabajar desde otro lugar.

¿Qué consigues cuando creas tus propios procesos?

Tanto Miriam como yo, ya lo hemos experimentado, probado y reconfirmado,  y tenemos claro que desde el minuto en que implementes procesos sistematizados en tu negocio, y, más importante aún, en tu día a día, pasarás a:

• Tener el control de lo que está pasando en cada momento
• Trabajar desde la calma, con visión a medio plazo. Sin sobresaltos ni sensación de que se escapan cosas.
• Calendarizar tus tareas con previsión, sabiendo qué tiempo te van a llevar
• Podrás hacer planes con mayor facilidad porque tienes el control de tus procesos y tus tempos
• Eso te llevará a tomar más consciencia de qué capacidad de trabajo tienes, es decir, cuánto eres capaz de trabajar según tu agenda (ahora real) y cuántos proyectos puedes llevar a la vez, o cuántos productos puedes vender en un solo mes.
• Lo que te permite también tener una previsión de tesorería (ingresos) y saber si tus precios son adecuados, pues el total de tus horas trabajadas te ha de sostener y ha de dar como resultado el sueldo que quieres. 
• Puedes asentar y dejar claras las expectativas de cara a tus clientes antes de trabajar con ellos, lo que te va a ahorrar mucho estrés y angustias. Ahora sabes exactamente qué va a pasar, cuáles son los pasos que vais a seguir y puedes dejarselo claro de antemano para que todos estéis en la misma página.
• Conseguirás que tus clientes confíen más en ti porque proyectarás una sensación de control que te otorgará mucha autoridad.
• Podrás utilizar esa visión como parte de tu estrategia de venta, pues, incluso antes de que hayan comprado van a percibir el alto valor que tiene trabajar contigo, entre otras cosas porque podrás desplegar ante ellos el paso a paso de toooodo tu proceso y eso despejará muchas de sus dudas previas a la contratación o compra, por ejemplo, puedes explicarles tu proceso de trabajo cuando envías tu presupuesto adjuntando una bonita y muy visual infografía. (Más adelante te doy más ideas y ejemplos).
• Una vez tiene procesos implementados en tu negocio, contratar a alguien, crear un equipo y pasarles el relevo sobre un área de tu negocio es SUPER FÁCIL, pues puedes pasarles el mapa de tu proceso para que lo estudien y, en todo caso, dedicarte solo a responder sus dudas. Es decir, delegar se convierte en una tarea SENCILLA y deja de ser el dolor de barriga que es ahora. ¿O acaso has leído la palabra delegar y no te has empezado a sentir incómoda? Las dos sabemos muy bien que no vas a conseguir crecer y escalar tu negocio si pretendes seguir haciéndolo todo sóla.

Motivos por los cuáles no estás creando tus sistemas y procesos (aún)

Seguramente estás flipando ahora mismo con la lista de beneficios que acabo de desplegar ante tí. Y te estarás preguntando cómo es que no le has dado a este tema la importancia que se merece. Porque, vamos a ver, si dedicar un mínimo de tiempo a esto puede ayudar tanto a tu negocio…¿Cómo es que todavía no te has puesto a ello?

Pues, por lo que he hemos podido ver nosotras con nuestras clientas, esto suele pasar por dos motivos:

1. Y no saben qué procesos sistematizar
2. No saben en qué momento el proceso está ok para empezar a implementarlo
3. No saben cómo o qué significa sistematizar

No te vamos a engañar, esto de crear procesos para tu propio negocio es un proyecto en sí mismo, pero métete en la cabeza que es un trabajo que SOLO VAS A HACER UNA VEZ. Un esfuerzo que vas a rentabilizar una y, otra, y otra vez para siempre.

¿Tiene sentido no? Trabajar una vez, rentabilizar infinitas veces. Por eso, es imperativo que busques de tiempo y las herramientas necesarias para empezar a trabajar con este tipo de mentalidad y crear un PLAN DE ACCIÓN de todos los procesos que puedas llevar a cabo dentro de tu negocio.

En respuesta al primer punto que te está frenando ahora mismo:

¿Qué procesos tiene sentido sistematizar?

Aquí viene nuestra lista de 16 tareas recurrentes que puedes sistematizar en tu negocio

1. PROCESOS DE CONTACTO/CAPTACIÓN DE CLIENTES.
2. PROCESO DE CONTRATACIÓN/FACTURACIÓN
3. PROCESOS DE GESTIÓN (INTERNA) DE CLIENTES
4. PROCESO DE BIENVENIDA DE TU CLIENTE A BORDO 
5. PROCESO DE DESPEDIDA DE TU CLIENTE
6. PROCESO DE SEGUIMIETNO DE TU CLIENTE
7. PROCESO DE FACTURACIÓN MENSUAL Y TRIMESTRAL
8. PROCESO DE EJECUCIÓN DE TUS SERVICIOS
9. PROCESO DE FABRICACIÓN/PRODUCCIÓN DE TUS PRODUCTOS
10. PROCESO DE REDACCIÓN CONTENIDOS PARA TU BLOG/PODCAST
11. PROCESO DE CREACIÓN DE CONTENIDOS PARA TUS REDES SOCIALES
12. PROCESO DE CREACIÓN Y DISEÑO DE LAS CREATIVIDADES PARA TUS REDES SOCIALES Y OTROS CANALES
13. PROCESO DE TUS LANZAMIENTOS DE PRODUCTO O SERVICIO
14. PROCESO DE CREACIÓN DE UN NUEVO PRODUCTO O SERVICIO
15. PROCESO DE CREACIÓN DE UN EMBUDO DE VENTA AUTOMÁTICA DE TUS PRODUCTOS O SERVICIOS
16. PROCESO DE CREACIÓN DE TUS CAMPAÑAS DE PUBLICIDAD

En respuesta al segundo punto que seguramente también te frena, pues quizá ya has empezado a sistematizar algún proceso pero no hay manera de activarlo.

¿Cómo sé si mi proceso está listo para ser activado?

No lo sabes. Ni lo sabrás hasta que no lo pongas en práctica.

«Mejor hecho que perfecto»

Empieza pequeño. Hazlo sencillo. Lista las acciones básicas que realizas una y otra vez para las tareas X y prepara los materiales que vayas a necesitar, en los que hayas pensado en ese momento. Seguro, repito, seguro, mientras estés con las manos en la masa te darás cuenta de que te falta un paso aquí o allá. O quizá se te ocurre una idea para hacer que el proceso fluya con más finura o genere una mejor experiencia. Sobre la marcha podrás ir haciendo tus procesos más complejos y bonitos. No tengas miedo de empezar con algo sencillo.

¿Cómo sistematizamos un proceso?

Lo primero de todo, como te he explicado al inicio, es analizar. Pero luego hay que utilizar esa información para crear una fórmula paso a paso que ha de quedar reflejada en algún lugar de fácil uso y acceso para ti (o para tu equipo).

Te dejo una lista de cuál sería el paso a paso que podrías utilizar para realizar la primera sistematización de un proceso.

Paso a paso para crear tus sistemas y procesos como una pro:

1. ANALIZAR MI PROCESO. QUÉ PASOS SIGO, QUÉ ACCIONES LLEVO A CABO
2. ORDENARLAS CRONOLÓGICAMENTE, UN PASO DETRÁS DE OTRO
3. VER QUÉ PASOS REQUIEREN DE MATERIALES COMPLEMENTARIOS O ADICIONALES.
   1. REDACTAR EMAILS QUE SE REPITEN SIEMPRE
   2. UNA INFOGRAFÍA PARA VISUALIZAR ALGO DE MANERA RÁPIDA
   3. UN FORMULARIO PARA CONSEGUIR DATOS O INFORMACIÓN QUE SIEMPRE ME HACE FALTA
4. CREAR O DISEÑAR ESTOS MATERIALES NECESARIOS PARA HACER EL PROCESO MÁS FLUIDO Y EFICIENTE
5. CALCULAR LOS TIEMPOS QUE PRECISAN LAS TAREAS O ACCIONES DENTRO DEL PROCESO
6. CREAR UN LISTADO DE TODOS LOS PASOS Y ADJUNTAR EN CADA PASO EL MATERIAL PERTINENTE
7. VOLCARLO TODO EN UNA HERRAMIENTA DE GESTIÓN DE PROYECTO (Como puede ser Trello -nuestra favorita- o Asana o Notion) o bien en una carpeta de google drive bien ordenada con todos los archivos necesarios, checklists, etc.
8. EMPEZAR A USAR TU PLAN DE ACCIÓN E IRLO OPTIMIZANDO.

Queremos dejar claro que todo este trabajo tiene sentido si tienes en mente que el objetivo final es que tú seas más eficiente, que tengas claridad en el día a día, que puedas delegar y crear equipo si quieres hacerlo, y que consigas darle forma a un negocio más rentable y sostenible a largo plazo.

Así que no lo sobre compliques. Simplificar es clave para tener una maquinaria bien engrasada.

Es más que evidente que existen multitud de razones por las que deberías desde ya, invertir en sistematizar y crear planes de acción paso a paso para tu negocio. Así que no te robo más tiempo, ponte manos a la obra.

Y si necesitas ayuda, ya sabes… Aquí somos adictas a crear sistemas para ser más eficientes. ¡Contáctanos!

Irma

💙

Puedes escuchar el episodio completo aquí: